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Cómo dirigir una reunión con cabeza

21/07/2012 19:44
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imagePara que todo se desarrolle correctamente y no se produzcan pérdidas de tiempo, alguien tiene que ser el maestro de ceremonias: la persona que convoca la reunión o aquella en la que hemos delegado.

Miller recomienda: Con la cartilla leída. Acude con los informes y documentos redactados y leídos. Cada cosa en su momento.

Primero debes explicar a los participantes el motivo de la reunión -los objetivos- y exponer tus ideas, datos o propuestas. Después, da paso a la discusión de los temas y a la presentación de propuestas de los participantes. A continuación, llega el momento de la toma de decisiones.

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Cómo dirigir una reunión

Y por último, debemos poner en práctica lo que se ha decidido entre todos. Es decir, asignar tareas y fijar un plan de actuación para conseguir lo que se ha acordado. Según Hochheiser, la reunión debe comenzar a la hora fijada. Antes de empezar debes recordara los asistentes que el tiempo es limitado y que sólo se van a tratar los temas fijados en el orden del día. ‘Cierra la puerta para que no entren otros e interrumpan’. Durante el desarrollo de la reunión, avisa a cada orador del tiempo que le resta para que finalice su intervención. Toma nota de todo lo que se habla, prepara un resumen de las conclusiones a las que habéis llegado y reparte copias entre los asistentes.

¿A cuántas reuniones improductivas has acudido?

Seguro que a más de una. Robert Miller, experto en habilidades directivas, recuerda un estudio que estima que cada año se pierden en EE UU 37.000 millones de dólares a causa de reuniones mal gestionadas. Para que una reunión sea productiva, debes tener en cuenta: ¿Por qué? Según Miller, debes preguntarte cuál es el objetivo, qué pretendes conseguir con la reunión. Además, Hochheiser recomienda que ‘prepares tema por tema un orden del día de lo que ha de discutirse y señales el tiempo que se dedicará a cada uno’.

¿Cuánto te cuestan?

Calcula el coste del tiempo que supone la reunión: suma una hora de trabajo tuya y de cada uno de los asistentes y multiplícalas por el tiempo que dura la reunión. También debes calcular el coste del tiempo que has empleado en preparar los contenidos -así como el de tus colaboradores, si los has tenido- y el que ha gastado el resto de participantes. Después decide si es rentable convocarla.

¿Qué tipo de reunión?

Miller diferencia dos tipos: las mesas redondas y las informativas. ‘En las primeras se produce una interacción entre los asistentes, que exponen ideas y opiniones, aportan información y, a veces, toman decisiones mediante votaciones. Algunos ejemplos son las de departamento, las creativas y las de resolución de problemas. En las segundas, una o dos personas exponen un tema a un grupo de oyentes. No hay mucha interacción, excepto el turno de ruegos y preguntas. Algunos ejemplos son la presentación de ventas y las sesiones de formación’.

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¿A quién invito?

Sólo a los que tengan algo concreto que aportar y a aquellos que van a recibir la información que quieres transmitir. ‘Lo de ‘lo mejor será llamar a todo el mundo, para encontrar a alguien que aporte algo interesante’ es una pérdida de tiempo’, señala Miller. Evita convocar a alguien simplemente por su cargo. A no ser que aporte un conocimiento experto en el tema.

En el caso de que el invitado seas tú y el tema no te competa, ‘explícaselo a tu jefe y pregúntale si es necesario que asistas o que continúes trabajando en tu prioridad número uno’, subraya MacKenzie.

¿A cuántos?

Un estudio del Centre for Advanced Studies in Behavioral Sciences, de Palo Alto (California), concluye que cuanto más numeroso es el grupo, más tiempo tarda en tomar decisiones, y éstas son idénticas a las que adoptan otros grupos menos numerosos. En una mesa redonda, el número de asistentes nunca debe ser mayor de doce. Debemos buscar un número impar para evitar los empates.

¿Con cuánto tiempo debo programarla?

Si el objetivo de la reunión tiene una fecha límite, parte de ésta y cuenta hacia atrás: ‘El informe debe presentarse a finales de mes. Necesitaremos una semana para preparar los documentos después de la reunión, tres días más para que yo los revise, una semana para que el personal prepare la reunión. Por tanto, la convocatoria debe ser el día X’, explica Miller. Antes de fijar la fecha definitiva, pide a los futuros asistentes que confirmen su presencia. ‘Evita fijar reuniones al principio o al final de la semana, en días festivos o en puentes’, recomienda este experto. Las reuniones, mejor por la mañana. Son más productivas. También debes evitar combinar reunión y comida o fiesta. Si no hay más remedio, intenta que coincida con el desayuno. Si pretendes que los asistentes cenen o tomen una copa después de la reunión, el lugar de ambos actos debe ser diferente. Además, debes separar y distinguir los temas de conversación.

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Sala de reuniones

¿Dónde la celebro?

El lugar elegido debe ser de fácil acceso y con las comodidades adecuadas de material y ambientales.

¿Cuánto dura?

Algunas reuniones duran minutos; otras, horas. En el caso de que dure más de una hora es conveniente intercalar descansos de diez minutos. En cambio, si la reunión supera las dos horas, ‘significa que se ha planteado un objetivo demasiado ambicioso para una sola sesión. La relación coste-eficacia se deteriora y es preferible considerar dos o más sesiones’, subraya Miller. Hochheiser recomienda que se ‘indique de antemano cuándo concluirá’.

¿Cómo me preparo?

El último paso previo consiste en preguntarte qué información necesitas y dónde puedes conseguirla, cuánto tiempo necesitas para prepararte y si necesitas ayuda.

Fuente: Revista Emprendedores

www.emprendedores.es

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