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12/04/2017

La Asociación para la Información y Gestión de Imágenes, define la Gestión Documental como la estrategia y herramientas utilizadas para almacenar, preservar, gestionar y difundir documentos relacionados con los procesos organizativos

La Asociación para la Información y Gestión de Imágenes, define la Gestión Documental como la estrategia y herramientas utilizadas para almacenar, preservar, gestionar y difundir documentos relacionados con los procesos organizativos. En resumen, es la encargada de gestionar el ciclo de vida de un documento, desde su creación hasta su almacenamiento o eliminación.

Gracias a la digitalización actual, la gran mayoría de documentos ya se generan sobre una base electrónica, y aquellos que se generan o se presentan todavía en papel, tienden a ser adaptados a un formato digital para su correcta administración.

La digitalización de documentos facilita su administración y publicación, aumentando su ciclo de vida sin llegar a alterar en lo más mínimo la calidad de su contenido. Sin embargo, este volumen de información, por más digital que sea, supone una cantidad ingente de datos e información que llega a presentar un reto para cualquier empresa que no cuente con la solución adecuada. Y esta es una problemática que aumenta al mismo ritmo que nuestra sociedad sigue avanzando en los distintos procesos de digitalización.

Para convertir el considerable volumen de información en una poderosa herramienta en favor de las compañías, existen software de gestión documental específicamente diseñados para realizar funciones de administración como; aumentar el control sobre los documentos, posibilidad de colaboración entre usuarios, acceso a la información de forma segura, control de cambios...

Un ejemplo de este tipo de software lo encontramos en ShareMe, una solución documental desarrollada sobre la plataforma SharePoint, que capacita a las empresas de herramientas para la comunicación, colaboración y compartición de información. Siendo, además, una solución que presenta diversos módulos que permiten que la solución se adecúe a diversas funcionalidades concretas como son su sistema basado en normas GMP, la integración de un potente motor de reconocimiento óptico de caracteres, la gestión de recursos humanos, de proveedores, y muchas más funcionalidades a elegir según las necesidades de una empresa.

Otras de las ventajas de contar con este tipo de software es la personalización y el aumento de seguridad sobre los datos y contenidos empresariales. O proporcionar a las empresas una Intranet accesible desde cualquier navegador, poniendo al alcance de los empleados autorizados toda la información respectiva a documentos y registros de la empresa.

Con la cantidad de documentos y recursos valiosos que gestionan las empresas, y siendo cada vez más habitual que estos archivos se encuentren digitalizados, resulta indispensable para estas contar con un software de gestión documental que garantice la correcta gestión, seguridad y accesibilidad de sus documentos

 

Por marquesolivia.com

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